Resumen
El cliente enfrentaba flujos de trabajo desorganizados y carecía de visibilidad clara de proyectos.
2410 construyó un sistema ERP/CRM personalizado para centralizar operaciones y mejorar la colaboración.
La gestión de proyectos se volvió más rápida, fácil y eficiente.
Historia del cliente
A medida que TaikaTranslations creció, manejar proyectos de traducción se volvió caótico. Los datos vivían en correos electrónicos, carpetas y sistemas desconectados. Los gerentes tuvieron problemas para rastrear el progreso, establecer plazos y asegurar una coordinación fluida con proveedores.
Necesitaban un sistema interno unificado para rastrear cada trabajo de traducción, desde la recepción hasta la entrega, con acceso en tiempo real para clientes, proveedores y gerentes de proyecto. Fue entonces cuando 2410 intervino. Juntos, trazaron una visión clara y construyeron una solución que centralizó operaciones, mejoró la visibilidad y automatizó las tareas rutinarias que antes los retrasaban.
Visión general del proyecto
2410 desarrolló un sistema ERP/CRM personalizado, diseñado específicamente para el complejo flujo de trabajo de una agencia de traducción con sede en EE. UU. La solución fue construida desde cero para respaldar procesos de traducción multilingües y en múltiples etapas con un equipo global de proveedores y diversas necesidades de clientes.
El sistema unifica clientes, proveedores y administradores en un ambiente B2B seguro. Un tablero visual del proyecto ofrece seguimiento en tiempo real, mientras que una línea de tiempo estilo Gantt simplifica la gestión de plazos y la planificación de cargas de trabajo. La plataforma se integra directamente con Zoho Books para una facturación y flujo de trabajo contable sin problemas.
Diseñado con principios de Material Design, la interfaz enfatiza la claridad y facilidad de uso. Con gráficos dinámicos, automatización inteligente y escalabilidad modular, la plataforma se adapta a medida que la agencia crece, convirtiendo operaciones previamente fragmentadas en un sistema bien organizado.
- Agencia de traducción en EE. UU.
Características claves entregadas
- Sistema de inicio de sesión seguro
- Tableros basados en roles para PMs, proveedores, clientes y administradores
- Gestión de perfiles de proveedores/clientes
- Sistema completo de ciclo de vida de proyectos
- Flujo de tareas drag & drop para PMs
- Filtros inteligentes e informes basados en datos
- Integración con Zoho Books para contabilidad
- Módulo de comunicación (chat, ventanas emergentes de correo)
- Vista de línea de tiempo con progreso de tareas codificadas por color
- Sistema de cambios basado en cuotas para ediciones ágiles durante el desarrollo
- Interfaz receptiva construida con Materialize CSS
Pila de tecnologías
El resultado
El sistema de gestión de proyectos de agencias de traducción diseñado a medida por 2410 trajo una clara transformación a las operaciones de TaikaTranslations. Consolidó flujos de trabajo previamente dispersos en una plataforma centralizada, mejorando la claridad, velocidad y colaboración entre equipos.
Con una página de inicio de sesión segura y acceso basado en roles para Administradores, Gerentes de Proyectos, Clientes y Proveedores, cada usuario veía sólo lo necesario, optimizando privacidad y usabilidad.
Captura de pantalla de la página de inicio de sesión
Consejo: Use los bloques de proyectos en tiempo real del tablero para revisar el progreso de inmediato y actualizar el estado de tareas con arrastrar y soltar.
El Panel de Control se convirtió en el centro de operaciones. Los proyectos están ordenados por estado—Pendiente, Activo, y Completado—haciendo que la gestión de cargas de trabajo sea intuitiva y visual.
Captura de pantalla del Tablero
Una línea de tiempo incorporada estilo Gantt visualiza plazos, pares de idioma y etapas de producción, permitiendo a los gerentes controlar cada parte móvil de un pedido multilingüe.
La Página de Proyectos ofrece información detallada, incluyendo:
- Información de clientes y gerentes
- Instrucciones de proyecto
- Archivos subidos con conteos de palabras y etiquetas de servicio
- Estados editables y comentarios internos
- Detalles de facturación sincronizados con Zoho Books
Captura de pantalla de la Página de Proyectos
Cada tipo de usuario (Cliente, Proveedor, Gerente, Administrador) obtiene una Página de Perfil personalizada. Los proveedores pueden autogestionar sus habilidades y disponibilidad, ayudando a los gerentes a emparejar el talento con las necesidades del proyecto más rápido.
Captura de pantalla del Perfil del Proveedor
Para apoyar la mejora continua, el sistema ofrece tableros de análisis dinámicos. Los administradores pueden elegir qué métricas medir, como la eficiencia de los proveedores o ingresos del cliente, configurando los ejes y las fuentes de datos.
Captura de pantalla de Gráficos Dinámicos
Nota: Esta flexibilidad en los análisis permite a la agencia tomar decisiones basadas en datos sin depender del desarrollador.
En última instancia, el sistema ERP/CRM personalizado de 2410 reemplazó el caos por estructura. Ahora los gerentes manejan múltiples proyectos, proveedores y clientes en una sola interfaz, reduciendo demoras y aumentando la eficiencia.
El sistema es modular, escalable y está listo para evolucionar junto con las necesidades futuras de la agencia.
¿Pensando en construir un sistema similar?
Las siguientes preguntas se refieren a clientes que consideran un sistema ERP/CRM similar personalizado para agencias de traducción u otros negocios basados en servicios con flujos de trabajo complejos en proyectos, colaboración con proveedores y comunicación con clientes.
Absolutamente. Cada proyecto que entregamos es 100% personalizado. Comenzamos analizando su flujo de trabajo actual, puntos críticos y necesidades específicas. Ya sea que esté en traducción, servicios legales o una agencia creativa, su flujo de trabajo, terminología y roles pueden modelarse en un sistema completamente personalizado que se ajuste a cómo trabaja su equipo.
Sí, con intención. Construimos nuestras interfaces utilizando principios de UX intuitivos como Material Design y estructuramos cuidadosamente los roles de usuario. Dicho esto, usualmente incluimos videos de introducción, guías y sesiones de capacitación opcionales para ayudar a su equipo a sentirse seguro usando el sistema desde el primer día.
Ese es uno de los desafíos clave que resolvemos. Los usuarios externos (como proveedores o clientes) interactúan con versiones simplificadas del sistema, a menudo a través de enlaces mágicos sin necesidad de inicio de sesión. Estos portales son compatibles con dispositivos móviles, claros y seguros, facilitando la colaboración incluso para usuarios no técnicos.
Sí. Diseñamos sistemas con el crecimiento en mente. Se pueden agregar nuevos roles de usuario, idiomas adicionales, tipos de servicio o capas de automatización sin necesidad de una reconstrucción mayor. Comenzará con lo que necesita, y dejaremos espacio para lo que sigue, la escalabilidad está integrada desde el primer día.
Nos integramos con servicios como Zoho Books, Google Drive y Slack utilizando APIs oficiales. Ya sea que necesite sincronización automática de facturas, manejo de archivos en la nube o integraciones con CRM, estos pueden agregarse fácilmente. Si la herramienta que usa tiene una API pública, podemos conectarla.
Recibirá actualizaciones regulares con progreso visual, acceso a demostraciones tempranas y contacto directo con el equipo. Trabajamos en hitos, para que pueda probar cada módulo antes de avanzar. Recibimos comentarios en cada paso, no sólo al final.
Nos mantenemos en contacto. La mayoría de nuestros clientes continúan con nosotros para soporte, actualizaciones y nuevas características. Obtiene la propiedad completa de su sistema, y estamos disponibles para mejoras o nuevos módulos cuando esté listo.