Yhteenveto
Asiakkaalla oli epäjärjestystä työnkuluissa ja puutteellinen projektien näkyvyys.
2410 rakensi kustomoidun ERP/CRM-järjestelmän keskittymään toimintoihin ja parantamaan yhteistyötä.
Projektinhallinnasta tuli nopeampaa, helpompaa ja tehokkaampaa.
Asiakastarina
Kun TaikaTranslations kasvoi, käännösprojektien hallinta muuttui kaoottiseksi. Tiedot olivat sähköposteissa, kansioissa ja erillään olevissa järjestelmissä. Johtajat kamppailivat edistymisen seurannassa, määräaikojen asettamisessa ja sujuvan toimittajayhteistyön varmistamisessa.
He tarvitsivat yhtenäisen sisäisen järjestelmän seuraamaan jokaista käännöstehtävää - vastaanotosta toimitukseen - ja tarjoamaan reaaliaikaista pääsyä asiakkaille, toimittajille ja projektipäälliköille. Silloin 2410 astui mukaan. Yhdessä he kartoittivat selkeän vision ja rakensivat ratkaisun, joka keskitti toiminnot, paransi näkyvyyttä ja automatisoi työt, jotka aiemmin hidastivat toimintaa.
Projektin yleiskatsaus
2410 kehitti kustomoidun ERP/CRM-järjestelmän, joka on erityisesti suunniteltu yhdysvaltalaisen käännöstoimiston monimutkaiseen työnkulkuun. Ratkaisu rakennettiin alusta alkaen tukemaan monikielisiä, useita vaiheita vaativia käännösprosesseja, joissa on mukana globaali toimittajatiimi ja erilaiset asiakastarpeet.
Järjestelmä yhdistää asiakkaat, toimittajat ja johtajat yhdeksi, turvalliseksi B2B-ympäristöksi. Visuaalinen projektihallinta tarjoaa reaaliaikaista seurantaa, kun taas Gantt-tyylinen aikajana yksinkertaistaa aikataulujen ja työmäärien hallintaa. Alusta integroituu suoraan Zoho Booksiin saumattoman laskutuksen ja kirjanpitoon.
Material Design -periaatteilla suunniteltu käyttöliittymä korostaa selkeyttä ja käytön helppoutta. Dynaamisten kaavioiden, älykkäiden automaatiotyökalujen sekä modulaarisen skaalautuvuuden ansiosta alusta mukautuu toimiston kasvaessa - muuttamalla aiemmin hajanaiset toiminnot hyvin järjestetyksi kokonaisuudeksi.
- Käännöstoimisto Yhdysvalloissa
Toimitetut keskeiset ominaisuudet
- Turvallinen kirjautumisjärjestelmä
- Roolipohjaiset hallintanäkymät PM:ille, toimittajille, asiakkaille ja ylläpitäjille
- Toimittaja-/asiakasprofiilien hallinta
- Projektin koko elinkaaren kattava järjestelmä
- Tehtävän helppo siirto PM:ille
- Älykkäät suodattimet ja dataan perustuva raportointi
- Integraatio Zoho Books -ohjelmaan kirjanpitoon
- Viestintämoduuli (chat, sähköposti-ponnahdusikkunat)
- Aikajanäkymä värikoodatulla tehtäväprosessilla
- Kiintiöperusteinen muutostyöjärjestelmä ketteriin muutoksiin kehityksen aikana
- Vastauksena Materialize CSS -rakennettu käyttöliittymä
Teknologiakokonaisuus
Lopputulos
2410:n rakentama kustomoitu käännöstoimiston projektinhallintajärjestelmä toi selkeän muutoksen TaikaTranslationsin toimintaan. Se keskitti aiemmin hajanaiset työnkulut yhdeksi alustaksi, parantaen selkeyttä, nopeutta ja yhteistyötä tiimien välillä.
Tietoturvallinen kirjautumissivu ja roolipohjaiset käyttöoikeudet ylläpitäjille, projektipäälliköille, asiakkaille ja toimittajille mahdollistivat sen, että jokainen käyttäjä näkee vain tarvitsemansa – yksinkertaistaen yksityisyyttä ja käytettävyyttä.
Kirjautumissivu Kuvakaappaus
Vinkki: Käytä kojelaudan reaaliaikaisia projektiblokkeja tarkistaaksesi edistymisen välittömästi ja päivittääksesi tehtävän tilan vetämällä ja pudottamalla.
Toimintojen keskipisteeksi tuli hallintapaneeli. Projektit on lajiteltu tilan mukaan—Odottaa, Aktiivinen, ja Valmis—, mikä tekee työmäärien hallinnasta intuitiivista ja visuaalista.
Hallintapaneeli Kuvakaappaus
Sisäänrakennettu Gantt-tyylinen aikajana visualisoi määräajat, kieliparit ja tuotannon vaiheet, mikä mahdollistaa johtajien seurata jokaista osaa monikielisestä tilauksesta.
Projektisivu tarjoaa syvällisiä oivalluksia, mukaan lukien:
- Asiakas- ja johtajatiedot
- Projektin ohjeet
- Ladattuja tiedostoja sanamäärillä ja palvelutunnisteilla
- Muokattavat tilat ja sisäiset kommentit
- Laskutustiedot synkronoitu Zoho Books
Projektisivu Kuvakaappaus
Jokaiselle käyttäjätyypille (Asiakas, Toimittaja, Johtaja, Ylläpitäjä) on räätälöity Profiilisivu. Toimittajat voivat itse hallita taitojaan ja saatavuuttaan, mikä auttaa johtajia sovittamaan osaamisen projekti tarpeisiin nopeammin.
Toimittajaprofiilin kuvakaappaus
Jatkuvan parantamisen tukemiseksi järjestelmä tarjoaa dynaamiset analytiikkakoontinäytöt. Ylläpitäjät voivat valita mitkä mittarit mitataan—kuten toimittajan tehokkuus tai asiakastulot—määrittelemällä akselit ja tietolähteet.
Dynaamiset kaaviot Kuvaruutukaappaus
Huomautus: Tämä analytiikan joustavuus antaa toimistolle mahdollisuuden tehdä datalähtöisiä päätöksiä ilman kehittäjistä riippumista.
Lopulta 2410:n kustomoitu ERP/CRM-järjestelmä korvasi epäjärjestyksen rakenteellisella hallinnalla. Johtajat voivat nyt hallita useita projekteja, toimittajia ja asiakkaita yhdellä käyttöliittymällä—lyhentäen viiveitä ja lisäämällä tehokkuutta.
Järjestelmä on modulaarinen, skaalautuva ja valmis kehittymään toimiston tulevaisuuden tarpeiden mukana.
Harkitsetko samanlaisen järjestelmän rakennuttamista?
Seuraavat kysymykset koskevat asiakkaita, jotka harkitsevat vastaavanlaista räätälöityä ERP/CRM-järjestelmää, joka sopii käännöstoimistoille tai muille palvelupohjaisille yrityksille, joilla on monimutkaisia projektityönkulkua, toimittajien yhteistyötä ja asiakasviestintää.
Ehdottomasti. Jokainen toimittamamme projekti on 100 % räätälöity. Aloitamme analysoimalla nykyisen työprosessinne, kipupisteet ja erityistarpeet. Olipa kyse sitten käännöksistä, juridisista palveluista tai luovasta toimistosta - projektiputkenne, terminologianne ja roolinne voidaan mallintaa täysin kustomoituun järjestelmään, joka soveltuu juuri teidän tiimillenne.
Kyllä - tarkoituksella. Rakennamme rajapintamme käyttäjäystävällisillä UX-periaatteilla kuten Material Design ja rakentelemme käyttäjäroolit huolellisesti. Tämän sanottuamme, sisällytämme yleensä lyhyitä opastusvideoita, esittelykierroksia ja valinnaisia koulutussessioita auttaaksemme tiimiänne tuntemaan olonsa varmaksi järjestelmän käyttämisessä heti alusta alkaen.
Tämä on yksi keskeisistä haasteista, jonka ratkaisemmekin. Ulkopuoliset käyttäjät (kuten toimittajat tai asiakkaat) käyttävät yksinkertaistettuja versioita järjestelmästä - usein maagisten linkkien kautta ilman kirjautumista. Nämä portaalit ovat mobiiliystävällisiä, selkeitä ja turvallisia, mikä tekee yhteistyöstä helppoa jopa ei-teknisille käyttäjille.
Kyllä. Suunnittelemme järjestelmämme kasvu mielessä. Uusia käyttäjärooleja, lisäkieliä, palvelutyyppejä tai automaatiokerroksia voidaan lisätä ilman suuria uudelleenrakennuksia. Aloitatte sillä, mitä tarvitsette, ja jätämme tilaa tulevaisuudelle - skaalautuvuus on huomioitu alusta alkaen.
Integroimme palvelut kuten Zoho Books, Google Drive ja Slack virallisten API:en avulla. Tarvitsettepa sitten automatisoitua laskusynkronointia, pilvipalveluiden tiedostokäsittelyä tai CRM-kytkentöjä – nämä voidaan lisätä siististi. Jos käyttämällänne työkalulla on julkinen API, voimme yhdistää sen.
Saatte säännöllisiä päivityksiä visuaalisen edistyksen kanssa, pääsyn varhaisiin demoihin ja suoran yhteyden tiimiimme. Työskentelemme virstanpylväinä, joten voitte testata jokaisen moduulin ennen eteenpäin siirtymistä. Palaute on tervetullutta jokaisessa vaiheessa, ei vain lopussa.
Pysymme yhteydessä. Useimmat asiakkaistamme jatkavat kanssamme tuen, päivityksien ja uusien ominaisuuksien osalta. Saatte täydet oikeudet järjestelmäänne, ja olemme käytettävissä parannuksiin tai uusiin moduuleihin aina, kun olette valmiita.