Περίληψη
Ο πελάτης αντιμετώπιζε ανοργάνωτες ροές εργασίας και έλλειψη ξεκάθαρης ορατότητας των έργων.
Η 2410 δημιούργησε ένα προσαρμοσμένο σύστημα ERP/CRM για να κεντροποιήσει τις λειτουργίες και να βελτιώσει τη συνεργασία.
Η διαχείριση έργων έγινε γρηγορότερη, ευκολότερη και πιο αποτελεσματική.
Ιστορία πελάτη
Καθώς η TaikaTranslations επεκτεινόταν, η διαχείριση των έργων μετάφρασης έγινε χαοτική. Τα δεδομένα υπήρχαν σε emails, φακέλους και ασύνδετα συστήματα. Οι διαχειριστές αντιμετώπιζαν δυσκολίες στην παρακολούθηση της προόδου, τον ορισμό προθεσμιών και την εξασφάλιση ομαλής συνεργασίας με προμηθευτές.
Χρειάζονταν ένα ενιαίο εσωτερικό σύστημα για την παρακολούθηση κάθε μεταφραστικού έργου - από την εισαγωγή μέχρι την παράδοση - με πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο για πελάτες, προμηθευτές και διαχειριστές έργων. Τότε ήταν που η 2410 επενέβη. Μαζί, καθόρισαν μια σαφή όραση και οικοδόμησαν μια λύση που κεντροποιησε τις λειτουργίες, βελτίωσε την ορατότητα και αυτοματοποίησε τη δύσκολη δουλειά που κάποτε τους καθυστέρησε.
Επισκόπηση έργου
Η 2410 ανέπτυξε ένα σύστημα ERP/CRM προσαρμοσμένο ειδικά για τη σύνθετη ροή εργασιών ενός μεταφραστικού γραφείου των ΗΠΑ. Η λύση δημιουργήθηκε από την αρχή για να υποστηρίζει πολύγλωσσες, πολλαπλές διαδικασίες μετάφρασης συμπεριλαμβάνοντας μια παγκόσμια ομάδα προμηθευτών και ποικίλες ανάγκες πελατών.
Το σύστημα ενοποιεί πελάτες, προμηθευτές και διαχειριστές σε ένα ασφαλές B2B περιβάλλον. Ένας οπτικός πίνακας έργων προσφέρει παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, ενώ ένα χρονολόγιο τύπου Gantt απλοποιεί τη διαχείριση προθεσμιών και το σχεδιασμό φόρτου εργασίας. Η πλατφόρμα ενσωματώνεται άμεσα με το Zoho Books για ομαλές ροές εργασιών τιμολόγησης και λογιστικής.
Σχεδιασμένη με τις αρχές του Υλικού Σχεδιασμού, η διεπαφή χρήστη δίνει έμφαση στην καθαρότητα και τη διευκολυνμένη χρήση. Με δυναμικά διαγράμματα, έξυπνη αυτοματοποίηση και κλιμακούμενη δυναμική, η πλατφόρμα προσαρμόζεται όσο η επιχείρηση μεγαλώνει - μετατρέποντας τις διασκορπισμένες λειτουργίες σε ένα απόλυτα συντονισμένο σύστημα.
- Μεταφραστικό γραφείο στις ΗΠΑ
Κύρια χαρακτηριστικά που παραδόθηκαν
- Σύστημα ασφαλούς σύνδεσης
- Πίνακες ελέγχου με βάση το ρόλο για PMs, προμηθευτές, πελάτες και διαχειριστές
- Διαχείριση προφίλ προμηθευτών/πελατών
- Σύστημα διαχείρισης κύκλου ζωής έργων από αρχή έως τέλος
- Ροή εργασιών με drag & drop για PMs
- Έξυπνα φίλτρα και αναφορές βάσει δεδομένων
- Ενσωμάτωση με το Zoho Books για λογιστική χρήση
- Μονάδα επικοινωνίας (συνομιλία, email popups)
- Προβολή χρονολογίου με κωδικοποίηση χρωμάτων για πρόοδο εργασιών
- Σύστημα αλλαγών βάσει ποσοστώσεων για ευέλικτες επεξεργασίες κατά την ανάπτυξη
- Ανταποκρινόμενη διεπαφή κατασκευασμένη με το Materialize CSS
Τεχνολογικό σύνολο
Το αποτέλεσμα
Το προσαρμοσμένο σύστημα διαχείρισης έργων μεταφραστικού γραφείου της 2410 έφερε μια σαφή μεταμόρφωση στις λειτουργίες της TaikaTranslations. Συγκέντρωσε τις προηγουμένως διασπαρμένες ροές εργασίας σε μια κεντρική πλατφόρμα, βελτιώνοντας την καθαρότητα, την ταχύτητα και τη συνεργασία μεταξύ των ομάδων.
Με μια ασφαλή σελίδα σύνδεσης και πρόσβαση βάσει ρόλου για Διαχειριστές, Διαχειριστές Έργου, Πελάτες και Προμηθευτές, κάθε χρήστης έβλεπε μόνο ό,τι χρειαζόταν—διευκολύνοντας την ιδιωτικότητα και τη χρηστικότητα.
Εικόνα Σελίδας Σύνδεσης
Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε τα μπλοκ έργων σε πραγματικό χρόνο στον πίνακα για να ελέγξετε άμεσα την πρόοδο και να ενημερώσετε την κατάσταση των εργασιών με drag-and-drop.
Το Πίνακα Ελέγχου έγινε το κέντρο των λειτουργιών. Τα έργα ταξινομούνται κατά κατάσταση—Εκκρεμή, Ενεργά και Ολοκληρωμένα—κάνοντας τη διαχείριση του φόρτου εργασίας διαισθητική και οπτική.
Στιγμιότυπο Ταμπλό
Ένα ενσωματωμένο χρονολόγιο τύπου Gantt οπτικοποιεί τις προθεσμίες, τα ζεύγη γλωσσών και τα στάδια παραγωγής, επιτρέποντας στους διαχειριστές να παρακολουθούν κάθε κινούμενο μέρος μιας πολύγλωσσης παραγγελίας.
Η σελίδα Έργων παρέχει βαθιές πληροφορίες, όπως:
- Πληροφορίες πελάτη και διαχειριστή
- Οδηγίες έργου
- Ανεβασμένα αρχεία με μετρητές λέξεων και ετικέτες υπηρεσιών
- Επεξεργάσιμες καταστάσεις και εσωτερικά σχόλια
- Λεπτομέρειες τιμολογίου συγχρονισμένες με Zoho Books
Στιγμιότυπο Σελίδας Έργων
Κάθε τύπος χρήστης (Πελάτης, Προμηθευτής, Διαχειριστής, Διαχειριστής Έργου) λαμβάνει μια προσαρμοσμένη Σελίδα Προφίλ. Οι προμηθευτές μπορούν να διαχειριστούν τα ίδια τις δεξιότητες και τη διαθεσιμότητά τους, βοηθώντας τους διαχειριστές να ταιριάζουν το ταλέντο με τις απαιτήσεις έργου πιο γρήγορα.
Στιγμιότυπο Σελίδας Προμηθευτή
Για να υποστηρίξει τη συνεχή βελτίωση, το σύστημα προσφέρει δυναμικούς πίνακες αναλύσεων. Οι διαχειριστές μπορούν να επιλέξουν μετρήσιμα κριτήρια - όπως η αποδοτικότητα των προμηθευτών ή τα έσοδα από πελάτες - διαμορφώνοντας τους άξονες και τις πηγές δεδομένων.
Στιγμιότυπο Δυναμικών Διαγραμμάτων
Σημείωση: Αυτή η ευελιξία στις αναλύσεις ενισχύει το γραφείο να λαμβάνει αποφάσεις βάσει δεδομένων χωρίς εξάρτηση από προγραμματιστές.
Τελικά, το προσαρμοσμένο σύστημα ERP/CRM της 2410 αντικατέστησε το χάος με δομή. Οι διαχειριστές χειρίζονται πλέον πολλαπλά έργα, προμηθευτές και πελάτες από μία διεπαφή, μειώνοντας τις καθυστερήσεις και ενισχύοντας την αποδοτικότητα.
Το σύστημα είναι μοντέλο, επεκτάσιμο και έτοιμο να εξελιχθεί μαζί με τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης.
Σκέφτεστε να δημιουργήσετε ένα παρόμοιο σύστημα;
Οι ακόλουθες ερωτήσεις αφορούν πελάτες που εξετάζουν ένα παρόμοιο προσαρμοσμένο σύστημα ERP/CRM προσαρμοσμένο σε μεταφραστικά γραφεία ή άλλες επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών με περίπλοκες ροές έργων, συνεργασία προμηθευτών και επικοινωνία πελατών.
Απολύτως. Κάθε έργο που παραδίδουμε είναι 100% προσαρμοσμένο. Ξεκινάμε αναλύοντας την τρέχουσα ροή εργασιών σας, τα προβλήματα και τις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Είτε βρίσκεστε στις μεταφράσεις, στις νομικές υπηρεσίες είτε σε μια δημιουργική εταιρεία - η ροή εργασιών του έργου σας μπορεί να διαμορφωθεί σε ένα πλήρως προσαρμοσμένο σύστημα που ταιριάζει με τον τρόπο λειτουργίας της ομάδας σας.
Ναι - με πρόθεση. Κατασκευάζουμε τις διεπαφές μας χρησιμοποιώντας αρχές διαισθητικού UX όπως το Υλικό Σχεδιασμό και διαμορφώνουμε προσεκτικά τους ρόλους χρηστών. Αυτό ειπωμένο, συνήθως συμπεριλαμβάνουμε σύντομα βίντεο εισαγωγής, ξενάγηση και προαιρετικές συνεδρίες εκπαίδευσης για να βοηθήσουμε την ομάδα σας να αισθάνεται σιγουριά χρησιμοποιώντας το σύστημα από την πρώτη μέρα.
Αυτή είναι μια από τις βασικές προκλήσεις που επιλύουμε. Οι εξωτερικοί χρήστες (όπως προμηθευτές ή πελάτες) αλληλεπιδρούν με απλοποιημένες εκδόσεις του συστήματος - συχνά μέσω μαγικών συνδέσμων χωρίς απαίτηση σύνδεσης. Αυτές οι πύλες είναι φιλικές προς τις κινητές συσκευές, καθαρές και ασφαλείς, καθιστώντας τη συνεργασία εύκολη ακόμα και για μη τεχνικούς χρήστες.
Ναι. Αρχιτεκτονιζούμε συστήματα με προοπτική ανάπτυξης. Νέοι ρόλοι χρηστών, πρόσθετες γλώσσες, τύποι υπηρεσιών ή επίπεδα αυτοματοποίησης μπορούν να προστεθούν χωρίς σημαντική επαναδουλειά. Θα ξεκινήσετε με ό,τι χρειάζεστε και θα αφήσουμε χώρο για το μέλλον - η κλιμακόμενη δυναμική είναι ενσωματωμένη από την πρώτη μέρα.
Ενσωματώνουμε με υπηρεσίες όπως το Zoho Books, Google Drive και Slack χρησιμοποιώντας επίσημα APIs. Είτε χρειάζεστε αυτόματο συγχρονισμό τιμολογίων, διαχείριση αρχείων μέσω cloud είτε CRM z?icken. Αν το εργαλείο που χρησιμοποιείτε έχει δημόσιο API, μπορούμε να το συνδέσουμε.
Θα λάβετε τακτικές ενημερώσεις με οπτική πρόοδο, πρόσβαση σε πρώιμες εκδόσεις και άμεση επαφή με την ομάδα. Αναπτύσσουμε τα έργα σε ορόσημα, ώστε να μπορείτε να δοκιμάσετε κάθε μονάδα πριν προχωρήσετε. Η ανατροφοδότηση είναι ευπρόσδεκτη σε κάθε βήμα, όχι μόνο στο τέλος.
Μένουμε σε επαφή. Οι περισσότεροι από τους πελάτες μας συνεχίζουν μαζί μας για υποστήριξη, ενημερώσεις και νέες λειτουργίες. Έχετε πλήρη ιδιοκτησία του συστήματός σας και είμαστε διαθέσιμοι για βελτιώσεις ή νέα μονάδες όποτε είστε έτοιμοι.