PROJEKT

Automatizált munkafolyamat e-mail alapú dokumentumkezeléshez Zapier használatával

Zapier forgatókönyv tervezése és megvalósítása, E-mailek elemzése és szűrése, Fájlok feltöltése Dropboxba és Google Drive-ra, Feladat létrehozása ClickUp-ban, Naplózás Google Sheets-ben, Slack értesítések integrációja, Link alapú fájltöltés automatizálása

  • Iparág: Technológia / Automatizálás
  • Szingapúr Helyszín: Szingapúr
  • Szállítási idő: 3 hét
  • Technológiák: Zapier, Gmail
  • Értékelt: 5/5
1 hónap

Projektáttekintés

A projekt az e-mailen keresztül érkező dokumentumbeküldések kezelésének automatizálására összpontosított. Ezek az e-mailek gyakran tartalmaztak mellékleteket vagy külső forrású fájlok linkjeit.

A Zapierben megépített automatizálás e-maileket elemez meghatározott feladó és tárgy feltételek alapján. Ha kiváltódik, a rendszer mappákat hoz létre Dropboxban vagy Google Drive-on, letölti a fájlokat (mellékletként vagy közvetlen linkeken keresztül), és minden műveletet naplóz egy Google Sheetben.

A rendszer ezenkívül egy megfelelő feladatot hoz létre a ClickUp-ban a tárolt fájl hivatkozásával, és értesítést küld egy Slack csatornára.

A Zapier korlátai miatt kerülőutak használata, például Paths, szűrők és harmadik fél eszközeinek integrálása volt szükséges a összetett logika kezeléséhez és letöltési linkek kinyeréséhez olyan webhelyekről, mint a cloudhm.io.

Értékelés: 4,3/5. Az ügyfél dicsérte az erős kommunikációt és az automatizálás funkcionális eredményességét. Néhány finomításra volt szükség, különösen a csak linkeket tartalmazó e-mailek kezelése, az eredeti fájlnevek megőrzése és a fájlcstorlás korlátai miatt ClickUp-ban. Összességében az ügyfél elégedett volt, és érdeklődött a megoldás bővítése iránt.

- ruangwithv (UDC Vállalat)

Kulcsfunkciók szállítva

  • E-mail indítás feladó és tárgy szűrők alapján
  • Fájl linkek elemzése és feldolgozása e-maileken belül
  • Fájlok feltöltése Dropboxba és Google Drive-ra strukturált mappákba
  • ClickUp feladat létrehozása fájlhivatkozással
  • Google Sheets sorok naplózása követés céljából
  • Slack értesítések feladat összefoglalóval
  • Feltételes logika alkalmazása Zapier Paths-szal
  • Támogatás link alapú fájlleöltésekhez (cloudhm.io)
  • Hibakezelés és hitelesítési támogatás

Képernyőképek

A projekt során használt Zapier munkafolyamat vizuális ábrázolása – a lépések bemutatása az e-mail feldolgozástól a fájlfeltöltésig, a feladat létrehozásig és a táblázatba történő naplózásig.

A projekt során használt Zapier munkafolyamat vizuális ábrázolása – a lépések bemutatása az e-mail feldolgozástól a fájlfeltöltésig, a feladat létrehozásig és a táblázatba történő naplózásig.

Technológiai verem

Zapier Gmail Dropbox Google Drive Google Sheets ClickUp Slack Apify