Επισκόπηση έργου
Το έργο εστίασε στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας διαχείρισης υποβολών εγγράφων που λαμβάνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτά τα email συχνά περιείχαν συνημμένα ή συνδέσμους προς αρχεία που φιλοξενούνταν εξωτερικά.
Το σενάριο αυτοματοποίησης που δημιουργήθηκε στο Zapier αναλύει τα email βάσει συγκεκριμένων συνθηκών αποστολέα και θέματος. Εάν ενεργοποιηθεί, το σύστημα δημιουργεί φακέλους στο Dropbox ή το Google Drive, κατεβάζει αρχεία (είτε ως συνημμένα είτε μέσω άμεσων συνδέσμων) και καταγράφει κάθε ενέργεια σε ένα Google Sheet.
Δημιουργεί επίσης μια αντίστοιχη εργασία στο ClickUp με αναφορά στο αποθηκευμένο αρχείο και στέλνει μια ειδοποίηση σε ένα κανάλι του Slack.
Λόγω των περιορισμών του Zapier, ενσωματώθηκαν λύσεις που χρησιμοποιούν Προγράμματα Path, φίλτρα και εργαλεία τρίτων για να διαχειριστούν την πολυσυνθέτη λογική και να εξάγουν συνδέσμους λήψης από συγκεκριμένες ιστοσελίδες, όπως το cloudhm.io.
- ruangwithv (UDC Εταιρεία)
Κύρια χαρακτηριστικά που παραδόθηκαν
- Ενεργοποίηση με βάση φίλτρα αποστολέα και θέμα email
- Ανάλυση και επεξεργασία αρχείων με συνδέσμους εντός email
- Μεταφόρτωση αρχείων στο Dropbox και στο Google Drive με δομημένους φακέλους
- Δημιουργία εργασίας στο ClickUp με αναφορά σε αρχείο
- Καταγραφή σειρών σε Google Sheets για παρακολούθηση
- Ειδοποιήσεις Slack με περίληψη εργασίας
- Λογική υπό όρους χρησιμοποιώντας τα Paths του Zapier
- Υποστήριξη για λήψεις αρχείων με συνδέσμους (cloudhm.io)
- Διαχείριση σφαλμάτων και βοήθεια ρυθμίσεων διαπιστευτηρίων
Στιγμιότυπα οθόνης
Οπτική αναπαράσταση της ροής του Zapier που χρησιμοποιήθηκε στο έργο – περιγράφοντας τα βήματα από την ανάλυση email μέχρι τις μεταφορτώσεις αρχείων, τη δημιουργία εργασιών, και την καταγραφή σε υπολογιστικό φύλλο.