Resumen
Art of Weddings tuvo dificultades para gestionar el inventario y eventos coincidentes. Los decoradores no tenían visibilidad sobre las decoraciones disponibles y no podían planificar eficientemente.
2410 construyó un sistema ERP basado en navegador con acceso al inventario, herramientas de planificación visual y soporte multirrol, diseñado como una plataforma SaaS escalable.
La plataforma optimizó operaciones, mejoró la coordinación y abrió nuevas fuentes de ingresos a través de suscripciones y expansión de características futuras.
Historia del cliente
Art of Weddings pasó años perfeccionando la apariencia de cientos de celebraciones de bodas. Pero con tantas decoraciones en almacenamiento y eventos coincidentes, sus decoradores necesitaban una forma de verificar el inventario, planificar y presentar ideas todo al mismo tiempo.
Se contactaron con 2410 para construir un sistema donde los decoradores pudieran ver qué ítems estaban en stock, reservarlos, diseñar montajes y mantenerse sincronizados con sus compañeros de equipo. La agencia también vio potencial futuro en alquilar el sistema a otros creativos como fotógrafos y estilistas.
2410 concretó esta visión con una plataforma SaaS flexible adaptada a la industria de las bodas.
Visión general del proyecto
El sistema ERP fue diseñado como una plataforma SaaS basada en navegador, adaptada para agencias de bodas y decoradores, con el objetivo de consolidar operaciones como planificación de eventos, gestión de clientes, seguimiento de inventario y finanzas.
2410 abordó la solución construyendo un sistema modular donde cada rol, desde administradores hasta decoradores, tenía un tablero personalizado y permisos. El software incluía un planificador visual intuitivo para diseños de eventos, sincronizado con el inventario para que los decoradores pudieran planificar con confianza con respecto a las decoraciones disponibles.
La interfaz se asemejaba a herramientas familiares como Google Calendar y Google Keep, facilitando su adopción. Además, el sistema ofrecía acceso multipersonal, con vistas basadas en roles, incluyendo propietarios de cuentas y miembros del equipo. El acceso basado en suscripción permitía a las agencias monetizar el software alquilándolo a freelancers y decoradores externos.
Diseñado con escalabilidad en mente, el sistema permite agregar características futuras y conectar plataformas de pago. Como resultado, Art of Weddings optimizó sus operaciones internas, ganó transparencia en proyectos y convirtió una herramienta personalizada en un producto comercial para la industria de bodas y eventos.
- Agencia de bodas de Letonia
Características claves entregadas
- Panel de tareas con listas de tareas categorizadas
- Planificador de eventos y reuniones al estilo de Google Calendar
- Gestión de inventario y productos con elementos compuestos
- Constructor interactivo de diseño de habitaciones
- Constructor de presupuestos para planificación financiera
- Galería de productos visuales para consultas
- Herramientas de exportación a PDF para contratos y documentos
- Sistema de suscripción con niveles de acceso de usuario
- Soporte para logotipos personalizados y URLs únicas por cuenta
Pila de tecnologías
El resultado
Plataforma ERP multirol para decoradores de bodas
2410 desarrolló con éxito un sistema ERP basado en navegador para decoradores de bodas, adaptado para operaciones multirol y accesible a través de una interfaz moderna e intuitiva. Construido como una plataforma modular, el sistema apoya a decoradores, administradores y propietarios de negocios, ayudándoles a gestionar la logística de eventos, la planificación de diseños y el seguimiento de inventarios con facilidad.
Cada rol de usuario experimenta una interfaz única, lo que garantiza flujos de trabajo optimizados y control de acceso seguro. El panel de administración ofrece control total, incluyendo módulos financieros, mientras que los decoradores pueden ver eficientemente eventos próximos y asignar los elementos de decoración necesarios.
Consejo: El sistema ERP está estructurado para permitir la integración fluida de nuevas herramientas, habilitando la escalabilidad futura.
Los usuarios pueden gestionar fácilmente su flujo de trabajo a través de un tablero de tareas inspirado en Google Tasks o Google Keep. Esto incluye:
- Compras planificadas
- Solicitudes de reparación
- Tareas activas
- Devoluciones de alquiler de decoraciones
Prototipo de Tareas del ERP
Prototipo: módulo de tareas
Resultado de Tareas del ERP
Resultado: módulo de tareas
Almacén e Inventario
En el módulo de Almacén, los decoradores pueden navegar por una lista categorizada de artículos de decoración disponibles — cada uno con un nombre, cantidad en stock, imagen y precio. Esto empodera a los usuarios a construir cálculos de costos rápidos y gestionar alquileres de decoraciones.
Módulo de Almacén
Inventario de almacén con datos en tiempo real
Gestión de Calendario y Eventos
El sistema incluye una interfaz de calendario que replica Google Calendar para familiaridad y facilidad de uso. Las fechas de eventos, tareas y reuniones se muestran claramente con modos de filtrado y vistas detalladas.
Vista del Calendario
Interfaz de calendario con modos de cuadrícula/lista
Herramientas Visuales para la Planificación de Decoración
Una de las características destacadas es el Diseñador de Productos y el Plan del Salón — herramientas visuales donde los decoradores pueden crear esquemas de espacios para eventos, definir dimensiones y situar elementos de decoración con precisión.
Diseñador de Productos
Herramienta de colocación de decoraciones mediante drag-and-drop
Herramienta del Plan del Salón
Planificación visual a escala real con dimensiones
Diseñador y Selección de Estilo
Un módulo de selección de estilo permite a los decoradores asignar un tema de celebración y elegir elementos coincidentes de una base de datos de fotos en evolución.
Prototipo de Diseñador
Prototipo de selector de estilo
Resultado del Diseñador
Interfaz final para estilos de decoración
Gestión de Datos de Proyectos y Clientes
Cada evento registrado contiene todos los detalles del cliente, fecha, ubicación, diseño del salón y planes de decoración asociados. El sistema permite generar estimaciones descargables en formato Excel, incluyendo desglose de precios y opciones de descuento.
Detalles del Proyecto
Sección de visión general de cliente y proyecto
Nota: El sistema está listo para SaaS e integra con la mayoría de plataformas de pago, posibilitando la monetización a través de suscripciones.
Gracias a la solución ERP de 2410, Art of Weddings obtuvo control total sobre la logística del almacén, mejoró la sincronización de proyectos y abrió nuevas oportunidades de ingresos al ofrecer alquileres de decoraciones y acceso al sistema a otros creativos en la industria de bodas.
El desarrollo inicial duró alrededor de 6 meses debido a solicitudes de características adicionales, pero las implementaciones futuras se pueden lanzar en solo 2-3 meses con una planificación adecuada.
¿Pensando en construir un sistema similar?
A continuación se encuentran las respuestas a preguntas comunes de propietarios de negocios de bodas, decoradores y gestores de agencias que consideran el desarrollo de un sistema ERP basado en navegador o de gestión de clientes. Estas preguntas se basan en la experiencia real de la entrega de un ERP personalizado para una agencia de decoración de bodas.
El tiempo promedio de desarrollo es de aproximadamente 2,5 a 3 meses, asumiendo que la tarea técnica esté claramente definida. Módulos adicionales o iteraciones de diseño pueden extender el cronograma. Una planificación clara y la retroalimentación regular ayudan a mantener el proyecto en el camino adecuado.
Sí, los roles de usuario se pueden personalizar según su modelo de negocio. Por ejemplo, los administradores pueden tener acceso completo, mientras que los decoradores solo ven tareas e inventario, y los socios solo acceden a sus alquileres. Esto garantiza una colaboración fluida sin sobrecarga de datos.
Absolutamente. Podemos estructurar el sistema para que lo pueda alquilar como un servicio, con acceso multi-cuenta, paneles personalizados y un mecanismo de suscripción. Esto transforma su herramienta interna en una fuente de ingresos.
La UX se basa en herramientas familiares como Google Calendar y gestores de tareas. Diseñamos con la simplicidad en mente, por lo que su equipo no necesitará capacitación, simplemente iniciarán sesión y comenzarán a trabajar.
Sí. Los planificadores visuales como los constructores de diseño de salas o los selectores de ítems de decoración no solo son posibles, sino que los recomendamos. Mejoran la comunicación con los clientes y ayudan a su equipo de decoradores a prepararse de manera más eficiente.
Podemos integrar el sistema con pasarelas de pago e incluso automatizar la generación de facturas o la facturación por suscripción. También puede exportar datos financieros para propósitos contables o integrarlo con sus herramientas preferidas a través de API.
La estructura modular permite agregar nuevas funciones o incluso módulos enteros en el futuro. No necesita reconstruir, extendemos. Esto asegura su inversión a futuro.